Privacidad

Quién decide sobre tus datos: tu asesoría. Es ella quien te pide la documentación, quien decide qué te pide, durante cuánto tiempo lo guarda y para qué lo usa. En términos del Reglamento General de Protección de Datos, tu asesoría es la responsable del tratamiento.

Qué pintamos nosotros. Jose Manuel Vázquez Rodríguez explota Aubaia y opera esta herramienta por cuenta de tu asesoría, siguiendo sus instrucciones y con un contrato de encargo de tratamiento firmado. Somos el encargado del tratamiento: no decidimos nada sobre tus datos por nuestra cuenta.

Tus archivos van al Drive de tu asesoría. Cuando subes una factura, un extracto o una nómina, el archivo viaja desde tu navegador directamente al Google Drive de tu asesoría. Tu asesoría puede usar una comprobación automática para saber si es el documento que te han pedido. Cuando se hace, un sistema automático lo lee y se lo pasa a un proveedor de análisis, que no guarda su contenido y no puede usarlo, por contrato, para entrenar modelos. Ni este sistema ni ese proveedor se quedan con el archivo: la lectura se descarta en cuanto termina la comprobación. El resultado lo ve tu asesoría y no decide nada por ti: quien revisa tu documentación es ella.

Qué guardamos entonces. Lo que hace falta para que la herramienta funcione y para que tu asesoría pueda saber qué falta:

• Tu nombre o el de tu empresa, tu NIF, tu dirección de correo y, si tu asesoría lo tenía, tu teléfono. Nos lo da tu asesoría, no lo recogemos de ti.
• Qué documentos te ha pedido tu asesoría este trimestre y cuáles has entregado, con la fecha.
• El nombre y el tamaño de cada archivo que subes, y dónde ha quedado guardado en el Drive de tu asesoría. Nunca su contenido.
• Si has abierto el enlace y cuándo, y qué le ha pasado a los correos que te hemos mandado (si llegaron, si rebotaron, si los marcaste como no deseados).
• Una huella técnica de tu conexión, calculada de forma que no se puede volver atrás para obtener tu dirección IP. Sirve sólo para frenar a quien intente probar enlaces al azar.
• Lo que escribas tú en las notas de la página, si escribes algo.
• El resultado de la comprobación automática, en los documentos que se comprueban: de qué tipo es, si es el que te pidieron y, si no lo es, los motivos cuando los hay, además del ejercicio y el trimestre a que corresponde.
• Un registro técnico de cada comprobación, sin su contenido.

Para qué. Para prepararte y presentarte tus impuestos, que es el servicio que has contratado con tu asesoría. La base jurídica es el contrato que tienes con ella (artículo 6.1.b del RGPD) y las obligaciones fiscales y contables que la ley le impone (artículo 6.1.c).

Quién más lo ve. Para funcionar, la herramienta se apoya en cuatro proveedores, todos con contrato de encargo: la base de datos y el alojamiento (Supabase y Vercel), el envío de los correos (Resend) y la comprobación automática de los documentos (Amazon Web Services, en la Unión Europea). Tus archivos se guardan en el Google Drive de tu asesoría, que lo contrata ella a su nombre. Algunos de esos proveedores son empresas estadounidenses, así que parte de la información se trata en Estados Unidos: sobre todo registros técnicos y datos de la cuenta. Está cubierto con las garantías que exige el capítulo V del RGPD. Si quieres el detalle, con nombres y enlaces, pídelo en privacidad@aubaia.com.

Cuánto tiempo. Lo decide tu asesoría, y suele venir marcado por las obligaciones que ella misma tiene: la documentación contable y fiscal se conserva por ley durante años. Nosotros guardamos los datos mientras tu asesoría sea cliente nuestro y ella no nos pida otra cosa. El resultado de la comprobación automática sigue el mismo plazo que el registro de lo que has entregado. El registro técnico de cada comprobación deja de estar asociado a un archivo y a una solicitud concretos a los doce meses.

Tus derechos. Puedes pedir acceder a tus datos, corregirlos, que se borren, que se limite su uso, oponerte a que se usen, o llevártelos a otro sitio (artículos 15 a 22 del RGPD).

A quién se lo pides: a tu asesoría. No es una forma de quitarnos el muerto, es cómo funciona: la responsable es ella, es ella quien puede decidir qué se borra y qué no puede borrarse porque una ley fiscal se lo impide, y es ella quien tiene tus archivos en su Drive. Si nos escribes a nosotros, haremos dos cosas: avisarla y ayudarla a contestarte. No podemos resolverlo por nuestra cuenta y no debemos.

Si quieres escribirnos igualmente: privacidad@aubaia.com.

Si crees que no se han respetado tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (https://www.aepd.es), que es la autoridad de control en España.

En lo que toca a tu propia cuenta, o sea tu nombre, tu correo, cuándo entras y qué haces dentro, el responsable es Jose Manuel Vázquez Rodríguez y no tu despacho.

• Qué: tu correo, tu nombre si lo pones, tu papel dentro del despacho, y el registro de lo que haces en el panel (qué enlaces sacas, qué campañas apruebas, qué marcas a mano).
• Para qué: darte acceso al servicio, facturarlo, y poder reconstruir quién hizo qué el día que haya que reconstruirlo.
• Base jurídica: el contrato de prestación del servicio (artículo 6.1.b) y nuestro interés legítimo en tener un rastro de auditoría fiable y en mantener el servicio seguro (artículo 6.1.f).
• Cuánto: mientras el despacho sea cliente, y después el tiempo en que puedan reclamarse responsabilidades derivadas del contrato.
• Derechos: los mismos de arriba, y aquí sí se ejercen directamente con nosotros, en privacidad@aubaia.com.

Sobre los datos de los clientes de tu despacho, el responsable eres tú: nosotros los tratamos por tu cuenta y bajo tu contrato de encargo.

• Responsable / encargado, según el caso: Jose Manuel Vázquez Rodríguez
• NIF: [pendiente de publicar: NIF]
• Domicilio: [pendiente de publicar: domicilio]
• Correo para privacidad: privacidad@aubaia.com
• Delegado de protección de datos: no procede designarlo.

El panel solo usa cookies técnicas: las de tu sesión, que existen para mantenerte dentro mientras trabajas, y, al aceptar los contratos, una que le dice a la pantalla siguiente si la copia por correo llegó a salir. Esa dura un minuto si la copia salió. Si no salió, dura lo que dure la sesión de tu navegador. Las dos son estrictamente necesarias para prestarte un servicio que tú has pedido, así que no hace falta pedirte permiso ni ponerte un banner (artículo 22.2 de la Ley 34/2002, segundo inciso).

La página de entrega del cliente final no usa ninguna cookie, ni de análisis ni de nada. Tampoco hay medición de aperturas ni de clics en los correos: está desactivada a propósito en el propio dominio de envío.